2019年、脱アナログ計画

仕事柄、ネットを推し進めていますが、リアル店舗ではまだまだアナログです。注文が電話やFAXなどまだまだネット化が進んでいないのが現実なのです。iPad（第6世代）が発売されたことをきっかけに電子マネー決済もApplePayをいれてすべての決済を導入したいと思っています。

大きな障害として、紙ベースの保存が大変なのです。注文書などを一定期間保存していますが、1年間でA4のダンボールで10箱以上溜まっていきます。5年間保管しているとすると2店舗あるので、100箱になってしまいます。これって時代に確実に逆行しているわけです。当然、紙ベースからデジタル保管にすることを試みたこともありますが、専用の人を配置して管理してもらう人が必要なくらいの仕事量ということがわかって断念しました。

しかし、この書類の整理やデジタル化を進めてたとしても売上が上がるわけでもなく、2度手間になっています。たとえば、注文をしてもらう時に注文書に記入します。商品が完成後に注文書はアナログのファイル化になります。このファイル化をスキャンしてデジタル化にしていく作業が新たに増えてしまうのです。OCRの技術が進化してふる程度の文字であれば、テキスト化をしてくれるソフトも実在しますがこの手間は大きな負担となります。

あとから、検索するにもスキャン時に顧客名や注文年月日など入力する手間もあります。すべてを計画的に検証も合わせて行っていかなければならずに二の足を踏んでいました。

ですが、iPad（第6世代）の格安が登場し、自分もiPadProを使用していることから頭の中では整理が出来つつあります。注文書問題、FAX問題、決済問題などをiPad（第6世代）を導入することで大きく解決できそうな予感がしています。

現在の決済は、電話回線を使用しております。何かと新しい機材を入れるにしても電話回線がネックになっていました。この電話回線に縛られることなくすることが脱アナログの計画です。FAXは最たるものでFAXでの受付自体をフェードアウトして行くように考えています。インターネットでFAXを受け付ける機能もあるようですが、基本的に費用がかかるので、いままでのFAXと変わらないと思っています。

次に電子マネーの完全ネット回線利用、FAXを次第にメールでの受付を開始をスタートして、電話での受付は間違いが発生が時々あるのでこれを廃止したい考えています。メルマガスタンドもあるのでこれを活用することでコスト0となり、仕事の効率化も良くなる計画です。

できれば、領収書やレシートもメールでの送信して受領をしていきたいと思っています。これにより5万円以上の領収にも収入印紙が不要になりますのでコスト削減にも繋がります。

と同時にスペースの確保もいらなくなります。データは外付けのHDDにいれれば、2TBで3年分の作成データは入れることが出来ます。極端な話、毎年購入しても遥かに安いとなります。データはクラウド上にも保存されておりデータの保管管理には十分注意を払っています。

自分のメモとして残しておきます。

◎注文
店頭注文はPDFで受ける。
メールより受け付ける。
サイトから申し込みフォームで受け付ける。

終了後はデータ化

◎決済
クレジット決済 or 全電子マネー決済

以上を2019年に開始できるように準備を進める。